Contentmanagementsysteme sind im Verhältnis zu statisch gebauten HTML-Websites in der Ersterstellung relativ teuer.
Oftmals jedoch lohnt sich die Investition, nämlich:
Sie möchten z. B. einen Text in Ihrer Website ändern oder auf einen Termin hinweisen.
Wenn Sie eine statische HTML-Website haben, werden Sie vermutlich den Webmaster kontaktieren, damit dieser die Änderungen für Sie vornimmt. Das ist umständlich und kostet jedes Mal Geld.
Sie werden vielleicht aus diesen Gründen Ihre Website ein wenig stiefmütterlich behandeln und nur so oft aktualisieren, wie es sich nicht vermeiden lässt. Dadurch verschenken Sie Möglichkeiten, die Ihnen das Internet für Ihre Öffentlichkeitsarbeit bietet.
In ein CMS geben Sie Inhalte selbst ein - so oft und wo Sie wollen. Sie benutzen für Texte z. B. einen Texteditor, der ähnlich funktioniert, wie Sie es aus Word gewohnt sind. Dazu brauchen Sie lediglich einen Webbrowser wie z. B. den Internetexplorer. Sie können von jedem Rechner der Welt arbeiten. Ihre vorgenommenen Änderungen sind sofort sichtbar.
Nach kurzer Zeit ist die Pflege Ihrer Internetseiten für Sie so selbstverständlich wie Emails schreiben.
Haben Sie sehr viele Dokumente zu verwalten, sei es Texte, Bilder, PDF oder andere Dateien, verlieren Sie schnell den Überblick. Da sind zusätzliche Ordnungshelfer wie Datenbanken und Suchfunktionen willkommen. Dann finden Sie leicht alles wieder, auch wenn Sie Inhalte ändern, verschieben und mehrfach verwenden.
Ihre Mitarbeiter haben abgegrenzte Aufgabengebiete, die sie bearbeiten. Genauso können Sie eingegrenzte Zuständigkeiten für die Pflege Ihrer Website vergeben. So ist sie immer auf kürzestem Weg aktuell und es gehen keine Informationen verloren.
Haben Sie schon eine eigenes Intranet? Nutzen Sie Ihre Website z. B. für die interne Kommunikation und Dokumentenverwaltung. Schaffen Sie ein Informationszentrum, zu dem Sie jederzeit Zugriff haben, damit alle stets aktuell auf dem gleichen Stand sind.